Organizzare un evento può sembrare solo un lavoro freddo fatto di appunti su un’agenda, location da scegliere e scadenze da rispettare. Ma poi incontri Tatjana Callegari e capisci che c’è molto di più di questo. 

Tatjana è energia pura. Una laurea in criminologia in tasca, diversi impegni politici in atto e un’innata propensione per l’organizzazione di eventi culturali.
L’ho conosciuta così, in occasione proprio di un evento curato da lei che si svolgeva all’interno di una libreria. 

Quello che mi ha colpita è stata la sua energia, il sorriso luminoso e, in generale, il clima familiare e coinvolgente che è riuscita a creare assieme ai librai.
È stato proprio un bel momento ed è stato naturale per me voler approfondire chiedendole un’intervista.

Mi incuriosiva sapere cosa si nascondeva dietro alla creazione di un evento di successo e come era arrivata a quel punto, cosa l’aveva spinta o ispirata.

Ed è proprio la fedele chiacchierata con lei, che riporto anche a voi lettori.

Tatjana Callegari ci racconta i segreti per organizzare un evento perfetto

A – Come sei arrivata a lavorare come organizzatrice di eventi e da quanto tempo lo fai? 

T – Il mio percorso è iniziato ormai più di vent’anni fa, quasi per caso e per passione.
Mi sono sempre occupata di comunicazione, arte e sociale, e ho scoperto che l’organizzazione eventi era un modo perfetto per unire questi tre mondi.
Ho iniziato con eventi teatrali, festival, spettacoli, per poi ampliare le competenze anche al settore istituzionale, sportivo e culturale.
L’organizzazione per me è un atto creativo e strategico insieme: è costruire connessioni, dare forma a visioni e generare un impatto concreto, una restituzione ai fruitori dell’evento. 

A – Quali sono state le fasi più importanti del tuo percorso? 

T – Ci sono state diverse tappe significative. La prima è stata la formazione artistica, che mi ha dato gli strumenti per capire il valore espressivo di un evento.
Poi, l’esperienza nei casting e nella regia teatrale e audiovisiva: lì ho imparato la gestione delle risorse umane, il problem solving e la comunicazione efficace.
Una svolta è arrivata con il mio ruolo di collaboratrice parlamentare, dove ho potuto mettere le mie competenze a servizio di eventi istituzionali e tematici su diritti, giustizia e inclusione.
Infine, la regia di spettacoli come Interno 44 e il lavoro su progetti sociali e culturali legati al mondo della salute mentale, della violenza di genere e della giustizia sociale: lì ho sentito di fare qualcosa che unisse davvero etica e bellezza e quanto possa essere importante l’empatia e la comprensione dei bisogni emotivi.
Lo studio della criminologia poi, mi ha permesso di chiudere un cerchio, di avere una visione più ampia e profonda di ciò che mi trovo a creare e comunicare. 

A – Come trovi i tuoi contatti e come gestisci la pianificazione di un evento? 

T – I contatti arrivano soprattutto dal passaparola, dalla fiducia costruita nel tempo, dalla rete professionale e umana che ho coltivato in diversi settori.
Per la pianificazione parto sempre da un’analisi del contesto: obiettivi, target, risorse, partner. Poi creo una linea editoriale chiara dell’evento, un cronoprogramma, una strategia di comunicazione e un piano operativo.
Ogni dettaglio – dalla scelta della location al tono della comunicazione – deve essere coerente con il messaggio che si vuole trasmettere.
E soprattutto… bisogna saper ascoltare: le esigenze, le aspettative, le criticità. 

A – Quali sono le maggiori difficoltà che hai incontrato nel tuo lavoro? E le maggiori soddisfazioni? 

T – Le difficoltà più grandi spesso riguardano la gestione del tempo e degli imprevisti, specie quando si lavora in contesti istituzionali o con budget ridotti.
Ma anche la poca valorizzazione del lavoro socio culturale e femminile in certi ambienti, può essere frustrante.

Le soddisfazioni, però, superano tutto questo: vedere un pubblico coinvolto, ricevere un grazie sincero da chi si è sentito toccato da un evento, sapere che con un progetto hai fatto informazione, cultura, piantato un piccolo seme per il cambiamento.
Una grande soddisfazione è stata anche la regia di eventi che hanno portato temi sociali importanti nei luoghi “alti” delle istituzioni. 

A – Ci racconti se puoi un episodio strano che ti è accaduto o un contrattempo al quale hai saputo porre rimedio?

T – Volentieri, anche perché gli imprevisti possono capitare e non bisogna farsi prendere dal panico.
Una volta, durante una rappresentazione teatrale in un festival, è saltata l’illuminazione a pochi minuti dall’inizio.

Il pubblico era già seduto e i tecnici in difficoltà. Ho chiesto di lasciare accese le luci di emergenza e abbiamo iniziato con una voce narrante a lume di candela (letteralmente: c’erano delle candele che abbiamo usato in scena).
Il pubblico è rimasto incantato e gli interpreti si sono subito adattati ed entrati nel loro ruolo da un altro punto di vista. Quello che sembrava un disastro è diventato un momento magico, un’opportunità nuova, un valore aggiunto.
La lezione? Mai perdere il sangue freddo, e anzi, usare gli imprevisti come opportunità creative e viverle appieno. 

A – Che consiglio daresti a chi vuole intraprendere questa carriera e quali qualità dovrebbe avere? 

T – Servono creatività e razionalità in egual misura. È un mestiere che richiede energia, empatia, capacità di adattamento. Bisogna saper comunicare, saper ascoltare e non avere paura del lavoro dietro le quinte.
E, cosa fondamentale, bisogna avere una visione: l’evento non è solo qualcosa che accade in una data e in un luogo, ma un processo che lascia un segno.
Consiglio anche di partire dal “perché”: capire cosa si vuole trasmettere e costruire tutto intorno a quel messaggio. 

A – Qual è l’indicatore che stabilisce se un evento ha avuto successo oppure no? 

T – Per me, il vero successo di un evento è l’impatto che lascia. Se le persone ne parlano dopo giorni, se si crea rete, se c’è stato ascolto e partecipazione reale, allora è riuscito.
Ovviamente ci sono anche indicatori concreti: la presenza di pubblico, la copertura mediatica, il rispetto dei tempi e del budget.
Ma sono i feedback umani, lo scambio emotivo e intellettuale, la sensazione che “qualcosa sia cambiato” che contano davvero.

Siamo arrivati senza accorgercene all’ultima domanda, il tempo è volato. 

Tatjana ci ha lasciato piccole perle sulle quali riflettere. Dietro una donna carismatica e di successo, infatti,  c’è sempre tanto lavoro, spirito di adattamento e voglia di reinventarsi.
Il suo percorso ci insegna che oltre le quinte non c’è solo fatica, ma anche magia. E che con una visione chiara, un ascolto autentico e un pizzico di coraggio, ogni evento può trasformarsi in un’esperienza che resta.
D’altronde, come dice lei stessa, non si tratta solo di far accadere qualcosa, ma di farla accadere bene. E farla restare.

Articolo scritto da Ary